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Aus dem Tagebuch eines unserer Kunden

Ich freu mich! Wir haben gemeinsam mit unserem Partner ein riesen Projekt an Land gezogen. Ein wahnsinnig interessantes Projekt. Vor allem mit sehr viel Zusammenarbeit intern als auch extern. Fast schon Community-artig, mit vielen Besprechungen, große Mengen an Daten werden zwischen unserem Kunden, unseren Partnern und unserem Büro ausgetauscht.

Ich fange an zu überlegen. Sind wir technisch dafür überhaupt gerüstet?

Seit wir Office 365 im Einsatz haben ist einiges besser geworden. Bei unserem letzten Projekt konnten wir mit OneNote und Skype for Business gut zusammenarbeiten, die Kommunikation hat super funktioniert, vor allem weil unser Partner auch Office 365 im Einsatz hat.

Das einzige Manko war der Datenaustausch. Das in Office 365 eingebaute OneDrive hat nicht so richtig geklappt, ständig Fehlermeldungen und jede Menge Einschränkungen, sodass wir vieles erst wieder anders lösen mussten. Wir haben angefangen mit FTP die Daten auszutauschen, dann haben wir sogar eine VPN- Verbindung eingerichtet, damit alle Beteiligten direkt auf unserem Server zugreifen können. Aber irgendwie war das alles nicht das Wahre, zu umständlich, und mit Smartphones und mobilen Geräten war der Zugriff überhaupt sehr mühsam. Somit wurden viele Daten erst wieder per Mail verschickt, was dann am Ende noch umständlicher war.

Ich mache mich also auf die Suche nach einem Filesharing-Tool, doch werfe bald das Handtuch bei der großen Menge, die sich mir da bietet. Ich löse also ein kostenloses Konto beim erstbesten und bekanntesten Anbieter. Nur noch die Daten hochladen, freigeben und voila: Die Zusammenarbeit kann beginnen!

Zwei Wochen vergehen bis unser Kunde plötzlich anruft und meint, ihnen sei ein riesen Missgeschick passiert. Ihr Admin habe das Filesharing auf einen falschen Rechner installiert. Der Mitarbeiter aus der Buchhaltung hat damit nix anfangen können und alle Files einfach mal gelöscht, da seine Festplatte fast voll war. Leichte Panik tut sich auf! Ich schaue sofort auf meinem Rechner nach und ja – verdammt – die Löschung hat sich auch auf meinen Rechner synchronisiert: Die Daten sind weg!

Ich schau online nach, da muss es doch ein Backup geben. Denkste! Ist nicht vorgesehen bei der kostenlosen Version. Herzklopfen, 2 Wochen Arbeit weg!? Wie konnte ich nur so bedenkenlos Daten freigeben, völlig unkontrolliert, und sensible Daten auch dabei… Wenn die in falsche Hände geraten wären! Schließlich waren sie ja schon irgendwo auf einem falschen Rechner. Voller Verzweiflung rufe ich meinen IT-Betreuer an. Irgendwie rettet er die Daten von einem Rechner, der noch nicht eingeschaltet war. Und er mahnt mich: Für solche Fälle gibt es professionelle Business Tools. Das, was wir verwendet haben, ist nur für Privat oder für Werbezwecke gedacht. Er installiert mir das neue Filesharing-Tool incl. Backup und einer Kontrollmöglichkeit, wo die Daten überhaupt landen dürfen. Rettung in letzter Not!